设计师微信管理指北

设计师微信管理指北
微信,不是一个生活方式…

今天的话题可长可短,本来想汇总成一期设计电台节目,但思来想去一是觉得寥寥几句不能把个人习惯说得清,二是觉得每个人都有属于自己的行事风格,没有必要全部「整齐划一」还是要找到属于自己的方式,让微信真正成为一个生活方式。

今天我就结合自己的经验和大家聊聊怎样在目前大环境下将微信的工作板块合理安排,降低对个人生活的影响。

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微信重在沟通,不是聊天工具

记得我在一次内部分享时曾经和同事们分享过关于「社交软件」品牌定位的话题,其中有些内容同样适用于今天的话题。

微信
微信,是一个生活方式
超过十亿人使用的手机应用、支持发送语音短信、视频、图片和文字、可以群聊,仅耗少量流量,适合大部分智能手机

QQ
每一天,乐在沟通
腾讯 QQ,8 亿人在用的即时通讯软件,你不仅可以在各类通讯终端上通过 QQ 聊天交友,还能进行免费的视频、语音通话,或者随时随地收发重要文件

微博
随时随地发现新鲜事
微博带你欣赏世界上每一个精彩瞬间,了解每一个幕后故事。分享你想表达的,让全世界都能听到你的心声!

通过上面的描述不难发现,微信是目前最主流的即时通讯软件,如果单从文件的传递和储存来说,微信其实是不适合办公沟通来用的,但微信使用人群分布广用户基数大,学习成本相比一些团队协作软件低的多。这就是我们说的「大环境」,短时间内不可能有大的变化。

微信的快是真的快,但未必是真的好

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微信早期定位来源于邮箱

2010 年 11 月 19 日,微信项目正式启动。最初的人员基本都来自广研的 QQ 邮箱团队,开发人员没有什么做手机客户端的经验,唯一做过的手机产品是在 S60 平台上做的“手中邮”。于是邮箱团队就着手从“手中邮”转向微信的开发,这就有了微信的第一版。微信这个名字很有意思,微型的邮件,这个名字非常确切。

在微信诞生前,很多重要的商务沟通都是通过电话和电子邮件来完成的。电话时效性强沟通最为便捷,是沟通中最方便的方式,但也正是因为过于「便捷」让电话成为不少人的心病,一听电话铃响就焦虑的人不在少数,另一方面电话沟通的留驻性差不容易收集信息,只能通话录音,而且后期整理和使用都会浪费大量时间;而邮件相对宽松,留给人足够多的时间思考沟通的内容,降低了临场发挥失控的几率,而且邮件的整理存证也比通话要容易得多。而微信正是在电话与邮件的中间产物,继承了二者的优势同时,也一定会有「历史遗留问题」。

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沟通成本最高的不是过程,而是等待过程

试想一下,如果你给别人打电话,只有两种可能那就是接通与未接,心理预期直接,通了就说事没通就是不方便呗,对方在看到未接来电时一定会第一时间作出反应,简单说对于电话沟通的心理预期有比较明确的控制;发邮件则更明显,对于重要的沟通内容邮件更加正式,且有明确的提示信息,比如「已送达」、「对方已读」,虽然对方在收到邮件后的反馈方式会有不同,但对于发邮件一方来说沟通的核心是「发送」内容,心理预期也相对简单直接;而微信就不同了,发送信息对方没回是怎么回事?是沟通出现问题还是对方暂忙无法回复,又或者是对方采用不回信息或滞后回复表达了某种情绪?在思考这些问题时,我们的注意力一定会在某种程度上分散,严重时会影响到情绪,进而对工作产生不利影响,这种心理预期的复杂性是微信沟通的最大成本

所以,微信本身的特点已经非常明确了,我们要做到的就是学会适应然后找到属于自己的方式反复「实验」最终形成自我管理的方法论和行动指南。

那么我就结合我个人的一点经验谈谈适合设计行业从业者(侧重管理层)的微信使用指南。

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负载信息的干扰其实无处不在

一个还是两个?

这是解决困扰的粗暴方案,无论是两个微信还是两个手机,都能在物理条件下分离微信捆绑生活的困扰,这也就解释了为什么不少企业老板或者高管都是好几个手机。

但两个手机就能解决问题了?不一定,也有可能烦恼也会 X2,我们看到的往往只是表象,两部手机看似区隔开了,但本质问题依旧存在,而且两部手机怎么也不必一部方便,手机遗失的风险也高,如果驾驭不了还是不要轻易尝试,「备机」和「备胎」的概念差不多,都是应急用的不能长期使用。

分身是个好办法,但也要灵活使用

我在之前就写过一篇关于微信多开的文章「一个微信不够用?微信多开方法」这里对方法就不再赘述了,重点讲一讲我是如何使用两个微信的。

并非一个生活,一个工作

熟悉我的朋友都是知道,我只有一个微信,工作和生活共用一个,那么另一个微信存在的意义何在?我的方式不是区分生活工作,而是区分「重要和不重要」。比如,我的主号不关注任何公众号、尽量不使用小程序,一并将这些内容交给副号,快递通知各种付款统统都在这里。

这样做的好处立竿见影,白天工作的时候几乎不会关注副号,减少负载信息的干扰,做到做大限度的「聚焦」,另外可以给不同的微信设置不同的提示音,这样你就能根据提醒来判断是否中断处理信息,原则上我会在中午吃饭休息的大时段处理「负载信息」换句话说,重要信息和负载信息通常不会交叉处理,减少精力消耗。

群要分组,信息要分层

因为工作的缘故,群组比较多,有的是内部沟通有的是外部交流,如果是自建群要在第一时间设立组名,为后续工作减少干扰,通常情况下我会以「名称 @ 功能」的方式命名,比如「小石湾 @ 品牌推广」,这样简单直接不容易混淆;然后就是群内命名,也要遵循这个原则,尤其是加入其他群第一时间修改群内昵称,我的方式是依然是「名称(个人/单位)+部门/职能」这样做的好处是能在沟通过程中减少疑问,快速达到沟通目标。

对于重要信息的处理,一定要在第一时间完成,不要「等」,这就要求对信息的储存要有分层,目前我的解决方案也很简单有效,根据微信现有功能将信息的储存分为三个等级:储存、传递、备忘。这三个层级分别对应微信的不同功能,展开来说就是:

储存:微信「收藏」,适用场景「重要不紧急」,比如对话信息、各种资料及相关贮存方式、工作信息流等等;
传递:微信「文件传输助手」,适用场景「设备间传递」,比如小文件的设备间递送,提案前演示文件的备份、apk 的安装等等;
备忘:我用了两个板块用来区分工作和个人,微信「给自己发消息」用来存放工作中的备忘信息,「一人群」用来整理个人的 TODO List 和临时信息

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我的微信其实是个「工具箱」分层分级分类

对于大文件的递送储存,微信做的比较差,所以我会适当借助 NAS 或网盘来完成补充,不过一般小文件微信还是比较方便,但是最好还是定期整理备份,以免造成不必要的困扰。

微信没有风格,玩出自己的风格才是关键

我对微信的看法是「不打扰、好找到」,形成生活方式对于一个 APP 来说太难,重要的还是保持自己。

微信是个好东西,是今天人与人沟通的重要工具,它的好自不必多言,坏也各有看法,掌握微信不是被微信掌握才是我们使用微信时最应该关注的。

我是 tongnixcv,希望你在品牌路上一路顺风。

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